1) CONTROL INTERNO
Es el conjunto de acciones, actividades, planes,
políticas, normas, registros, procedimientos y métodos, incluido el entorno y
actitudes que desarrollan autoridades y su personal a cargo, con el objetivo de
prevenir posibles riesgos que afectan a una entidad pública. Se fundamenta en
una estructura basada en cinco componentes funcionales:
·
Ambiente de control
·
Evaluación de riesgos
·
Actividades de control gerencial
·
Información y comunicación
·
Supervisión
2)
Concepto. CLASIFICACIÓN DE LOS CONTROLES INTERNOS.
¿QUE ES CONTROL INTERNO?
Se entiende como el sistema
integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación
adoptado por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades,
operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los
recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u
objetivos previstos.
CONTROLES GENERALES Y
ESPECÍFIOS
GENERALES: No tienen un impacto sobre la calidad de las
aseveraciones en los estados contables, dado que no se relacionan con la info.
Contable .
TIPOS DE CONTROLES GENERALES
1. CONTROL
CIRCUNDANTE EN EL PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS
2. EL AUDITOR EXTERNO Y
EL CONTROL CIRCUNDANTE
ESPECÍFICOS: Se relacionan con la info. Contable y
por lo tanto con las aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este
tipo de controles están desde el origen de la información hasta los saldos
finales.
3)
Controles específicos
LOS CICLOS DE INFORMACIÓN
CONTABLE
Un ciclo de información contable está constituido
por el flujo de información que va desde la cuenta del mayor general por el
tratamiento contable del intercambio hasta los soportes documentales que
contienen los datos inherentes a dicho intercambio.
LOS MEDIOS Y LOS CONTROLES
INTERNOS ESPECIFICOS
Que existan formularios pre numerados no
es un control interno, pero si existen, dan la posibilidad de aplicar un
control interno, si nadie realiza control, entonces no hay control interno.
CATEGORÍAS DE CONTROLES
ESPECÍFICOS
·
POBLACIÓN Y AXACTITUD: Son los que
previenen o detectan, en la captura y proceso de información los errores de población y exactitud.
·
CONTROLES DE CAPTURA Y PROCESAMIENTO: La
información se de los intercambios del ente con el exterior, se vuelcan en
medios magnéticos o documentales y constituyen los datos inherentes al intercambio.
Dichos datos son procesados por el sistema contable y los resultados de dichos
procesamientos se transforman en saldos contables. Entonces Tal control asegura
que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una de las etapas.
·
CONTROLES DE CUSTODIA: Tienen que ver
con el mantenimiento de la custodia de los bienes recibidos como consecuencia
de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles abarcan bienes de cambio, dinero , valores.
·
CONTROLES DE DETECIÓN : Son referidos en
la oportunidad donde se aplica el control
·
CONTROLES PREVENTIVOS: Son referidos a
la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre el control.
Una vez
entendido el flujo de información contable se identifiquen los posibles errores
que pueden surgir cada vez que los datos se trasladan de un soporte a otro. Si
el auditor los ha detectado todos, entonces estará en condiciones de determinar
si la empresa ha establecido controles efectivos para prevenirlos y
detectarlos.
El METODO
Se compone de los siguientes
pasos detallados:
Paso 1 –
Comprender el flujo de información contable.
Consiste en conocer desde la
captura hasta la información, los saldos, del mayor.
No se puede realizar una auditoría
si no se tiene conocimiento de las actividades y procedimientos del
cliente. Esto comprende el estudio de su control interno.
Se conocen varias formas de
realizar este estudio ya sea por medio de cuestionarios, métodos descriptivos
y flujo grama; siendo los más útiles los dos últimos.
Paso 2 –
Identificar los departamentos involucrados y analizar la segregación de
funciones
Comprendido el ciclo de
información contable y haber identificado los medios que contienen la
información contable así como también los procesos que lo generan. Debemos
también identificar las personas dentro de dichos departamentos que la generan.
Esto se hace para identificar las funciones e identificar aquellas que sean
incompatibles.
Paso 3 –
Explicitar los objetivos del control
El departamentos tiene función de
comprar y esto termina en una orden de compra. En el capítulo 1 se hablo de que
los intercambios debían cumplir con:
- exista y se encuentre
autorizado – se registre el intercambio – los activos obtenidos le pertenezcan
al ente – tenga obligación por los pasivos – sea correcta la cantidad
registrada – sea correcto el precio – sea correcta la descripción – sea
correcto la otra parte del intercambio (tercero) – se registre en el periodo
contable correcto.
La orden
de compra deberá cumplir con los objetivos de control
Se encuentren autorizadas
Sea correcta la cantidad
registrada
Sea correcto el precio registrado
Sea correcta la descripción
Sea correcta la otra parte
interesada del intercambio
Paso 4 5
6 – Listar los posibles errores de autorización, integridad y exactitud
Se identifican cada uno de los
comprobantes y medios magnéticos involucrados y sus objetivos de control
correspondiente y la totalidad de los errores que podrían ocurrir, para luego
en un paso posterior analizar los controles que el ente ha establecido para
prevenir y detectar. Si fallamos en la detección de errores, entonces mal
podremos evaluar la eficiencia de los controles.
Existen errores de:
Exactitud
O/C no autorizada
O/C autorizada por personas no
autorizadas
O/C autorizada por persona
autorizadas pero que no respeta limites.
Integridad
O/C no pre numerada
O/C perdida
Exactitud
Desigual de cantidad con la
cantidad solicitada en la O/C
Desigual calidad con la calidad
solicitada en la O/C
No corresponde con condiciones de
precio pactadas
No corresponde con fecha de
entrega pactada
Tales
errores tienen impacto sobre la eficiencia de
la empresa pero no sobre la integridad y exactitud de sus estados contables
Entonces el auditor tanto externo
como interno solo debe poner atención en los errores que pueden tener
influencia sobre el objetivo de su trabajo.
PASO 7 8
9 – Identificar los controles existentes en el ciclo para prevenir o detectar
errores de autorización integridad y exactitud.
Listado los errores de autorización,
integridad y exactitud corresponde relevar el sistema con el propósito de
identificar aquellos controles existentes que permitirán prevenir o detectar
posibles errores determinados en el paso 4.5.6
PASO 10 –
DE LOS CONTROLES IDENTIFICADOS EN 7. 8. 9. ANALIZAR LA EFECTIVIDAD DE DICHOS CONTROLES,
IDENTIFICAR LOS EFECTIVOS Y EFECTUAR LA EVALUACIÓN GENERAL.
En esta etapa de evaluación,
consiste en identificar los controles existentes en la empresa, identificarlos
entonces con un sentido específico de control y con un error posible
determinado.
Determinar así si el control
tiene capacidad para cumplir con su objetivo o si este está bien diseñado. Pero
los errores de autorización, exactitud e integridad pueden ocurrir de todos
modos.
Por lo tanto una vez analizado y estudiado,
con el resultado de tener confianza en el control, se debe realizar la prueba
de control con posterioridad.
También se debe analizar la
segregación de funciones, donde los controles no deben estar efectuados por
personas que realizan las tareas respectivas en el ente que es objeto de control.
La evaluación individual de cada
control nos permitirá efectuar una extrapolación para evaluar la efectividad de
todo el ciclo en su conjunto. Pero estamos analizando un control en una
determinada etapa, lo cual dependemos que los errores de exactitud e integridad
no hayan sucedido en etapas anteriores.
De tal evaluación decidimos si
podemos tener confianza en ellos o no sobre la integridad y exactitud generada
por el flujo de información contable la cual se materializa en la exactitud e
integridad de los saldos de las cuentas del mayor general.
Si la evaluación es positiva
entonces pasamos al siguiente paso, si no lo fuera pasaremos a aplicar el
enfoque de auditoría basado íntegramente en los procedimientos de revisión de
saldos. Debemos reevaluar los trabajos de auditoría realizados y determinar si
es posible el ente de auditarse.
La razón de esto es porque si los
controles de captura fallan. Es sistema interno no puede asegurar que la
totalidad de las transacciones realizadas por los funcionarios del ente están
reflejadas en los documentos o medios magnéticos establecidos. Si de ser así
será imposible detectar lo que no ha sido registrado.
PASO 11
DE LOS CONTROLES EFECTIVOS SEGÚN 10. IDENTIFICAR LOS QUE SERAN PROBADOS Y
DISEÑAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO DE LOS CONTROLES A PROBAR
La prueba de los controles la
realizamos mediante las pruebas de cumplimiento. Tal propósito es obtener
una razonable seguridad de que los procedimientos de control interno sean
aplicados de acuerdo con lo determinado por la Gerencia y que funcionen
eficazmente.
El resultado de la prueba de
cumplimiento es SI (se cumple el control) NO (no se cumple el control) a los
efecto de validar la confianza teórica a los sistemas de control con el objeto
de determinar NATURALEZA, ALCANCE y OPORTUNIDAD de los procedimientos
PASO 12 ANALIZAR,
DE SER APLICABLE, LOS CONTROLES DE CUSTODIA. EFECTUAR SU EVALUACIÓN.
Todo intercambio tendrá como
consecuencia la captura y procesamiento de la información.
Los controles de custodia tienen
que ver exclusivamente con aquellos intercambios en los cuales hay entrada y
salida de bienes. Tales controles evitan que los bienes se dañen, se venzan,
sean robados y proporcionar así razonabilidad en la existencia y cantidad según
los registros. A los efectos que los estados contables reflejen la realidad.
Cabe aclarar que con un recuento físico,
se logran ajustar las diferencias, pero estos no nos podrán informar sobre
errores en la custodia de los bienes.
Entonces los errores de custodia
comprenden los controles de entrada, salida, mantenimiento en existencia. Los
controles de existencias son procedimientos de recuento y comparación de
existencia.
PASO 13
EFECTUAR LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
5) LAS
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Una prueba de cumplimiento es una prueba que
reúne evidencia de auditoría para indicar si un control funciona efectivamente
y logra sus objetivos.
El auditor entonces solo debe aplicar pruebas
de cumplimiento a aquellos controles sobre los cuales depositará confianza para
modificar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos sobre
saldos, los cuales siempre deben ser probados, dado que aseguran la integridad
de la información.
Diseñamos pruebas de cumplimiento para reunir evidencias de funcionamiento efectivo
de los controles interno, debemos enfocarnos:
Se ejecutaron los procedimientos previstos?
Se ejecutaron adecuadamente?
Fueron ejecutados por alguien que cumple con los requisitos de
segregación de funciones?
Por lo tanto, debemos elaborar una prueba para determinar si el control
se está realizando y otra prueba para indicar si la información sujeta a
control se está comprobando que es correcta
Entonces la tarea de diseñar las pruebas depende su efectividad, al
conocimiento y pericia del auditor, a las circunstancias particulares de cada
cliente.
TIPOS DE PRUEBA DE CUMPLIMIENTO
Existen prueba de:
Detalles: las cuales entendemos que se
refieren a la verificación de constancia de un control realizado por los
funcionarios del ente sobre todo atributos como fecha, parte, descripción, etc.
Contenido en un documento o soporte magnético.
Mediante:
Comparación entre los números de los comprobantes
Verificaciones matemáticas
Cumplimiento con autorización general o particular
Verificación de secuencia numérica
